Slik fikk Tommy en mer effektiv arbeidshverdag
Aksis er en av bedriftene i Alta som har tatt i bruk PowerOffice Go. Det angrer ikke økonomisjef Tommy Bjørnfeld på.
PowerOffice Go er et komplett regnskapssystem som gir full oversikt over økonomien i bedriften. Det fungerer som både bank og regnskap, og du ser til enhver tid blant annet fakturering og lønnsutbetalinger.
Fakturaer på papir og e‑post
Da Tommy ble økonomisjef i Aksis i 2019, lå alle bilag i permer, og fakturaer ble sendt fram og tilbake på papir og e‑post mellom avdelingene.
– Jeg hadde ikke jobba her så lenge før vi tok i bruk PowerOffice Go. Å gjøre ting på «gamlemåten» er tungvint. Det blir fort mye logistikk hvis vi skal sende fakturaer manuelt til alle avdelinger, forteller han.
Nå har alle avdelingslederne tilgang til PowerOffice Go. Fakturaer sendes elektronisk til avdelingslederen, som godkjenner på PC eller i appen.
«Det vi sparer mest tid på, er nok bilagsflyten. […] Det har vært så tidsbesparende som jeg håpet det skulle være.»
Aksis jobber med å få folk i arbeid og har rundt 80 personer på lønningslista. Lønnskjøringen går gjennom PowerOffice Go, og det sparer mye arbeid når mange skal ha lønn.
– En kollega samler alt lønnsgrunnlag, og jeg legger det inn. Den største fordelen er at alle med faste lønnslinjer ligger inne når jeg oppretter lønnskjøringen. Da fyller jeg bare inn timer for dem med variabel lønn, eller trekk som ikke er faste.
Supportavtale med Regnskap og Rådgivning Alta
Bruker du PowerOffice Go gjennom et regnskapsbyrå, kan du få en supportavtale.
– Trenger vi innspill, er det en chat i selve systemet. Da snakker vi med vår egen kontaktperson hos Regnskap og Rådgivning Alta, som allerede kjenner oss godt. Det er veldig lett å få hjelp, sier han.
Aksis har tilgang til PowerOffice Go gjennom Regnskap og Rådgivning Alta, som er forhandler for PowerOffice.
– Vi kan gjøre hele regnskapsjobben i programmet, deler av den, eller kundene får tilgang til PowerOffice Go og supportavtale via oss, forteller Beathe Pettersen, daglig leder.
PowerOffice Go kan kobles til andre systemer, som Office 365 og SmartDok. Timene fra SmartDok kan for eksempel hentes rett inn i lønnssystemet.
– Alt du trenger til regnskap, finnes i PowerOffice Go. Med appen kan du ta bilde av kvitteringer og sende dem rett til regnskapet, i stedet for å samle på dem og levere bilag, forklarer Beathe.
Hun trekker fram den papirløse hverdagen som den største fordelen.
– Alt vi trenger, ligger på ett sted hele tiden. Det er en stor fordel for både kundene og oss. Systemet er brukervennlig og oversiktlig, så det er lett å lære for alle.